Secretaressedag: de multifunctionele secretaresse is onmisbaar

De baas gaat er vaak met de eer vandoor, maar in feite is juist de secretaresse degene die onmisbaar is. Uit een onderzoek blijkt dat bijna twee derde van de werknemers vindt dat deze functionaris degene is, die het kantoorpersoneel bij elkaar houdt en naar behoren laat functioneren.

 

secretaresse

De hoge waardering die werknemers aan de secretaresse geven, is kennelijk een gevolg van de vele taken die zij op het kantoor vervult. Van een secretaresse wordt gezegd dat zij betrokken is bij de meeste taken in het kantoor, van human resources tot de boekhouding. Deze medewerker vervult bijna elke denkbare rol binnen de organisatie. Een secretaresse beschreef zichzelf eens als een conciërge, een therapeut, een goochelaar en een wonderdoener binnen haar bedrijf. Ongeacht hoe vaak een bedrijf van manager verwisselt, het is dankzij de professionele expertise van secretaresses, administratieve assistenten en receptionisten dat de motoren overal draaiende worden gehouden. Dat geldt voor vrijwel alle bedrijven, van kleine zakelijke kantoren tot grote multinationals.

Mondiaal perspectief

De belangrijke rol van secretaresses en administratieve medewerkers wordt sinds het einde van de Tweede Wereldoorlog erkend. In de vroege jaren 50 bloeide de industrie en banen waren er in overvloed. Vooral in de Verenigde Staten was er tijdens de Tweede Wereldoorlog een grotere behoefte aan geschoold administratief personeel. Steeds meer vrouwen werden gevraagd om de rol als assistenten van de nieuwe captains of industry over te nemen. Om de bijdragen van de secretaresse en ander administratief personeel aan de economie te erkennen en om hun persoonlijke ontwikkeling te ondersteunen, werd in Amerika de National Secretaries Association opgericht. De vereniging onderging al in 1981 een naamsverandering: de Professional Secretaries International. Uiteindelijk kreeg het in 1998 de naam mee van Association of Administrative Professionals (IAAP). Deze veranderingen in naam weerspiegelen de veranderende aard van de werkzaamheden, kwalificaties en verantwoordelijkheden van de leden van de organisatie. IAAP is nu een internationale oriëntatie en biedt de secretaresse en haar vakgebied een mondiaal perspectief.

Taken moderne secretaresse

De taken van een hedendaagse secretaresse omvatten:
– fungeren als de spil van communicatie in een kantoor met betrekking tot alle contacten tussen medewerkers en management;
– dienst doen als kantoorbeheerder;
– opleiden van junior medewerkers;
– beheren van projecten en uitvoeren van onderzoek;
– onderhouden van contacten met klanten en leveranciers;
– betrokken zijn bij besluitvormingsprocessen;
– beheersen software die gebruikt wordt om spreadsheets, databases en presentaties te maken;
– verwerken van fysieke en digitale informatie en gegevens;
– onderhouden van executive programma’s;
– gebruiken van content management systemen.

Speciale Dag van de Secretaresse

Net zoals de Dag van de Baas elk jaar op 16 oktober wordt gevierd, zo is er een speciale dag ingesteld om secretaresses in het zonnetje te zetten en hen te waarderen voor het vele werk dat zij dagelijks haast onzichtbaar verzetten. In 2016 werd Internationale Dag van de Secretaresse op 21 april gevierd, in 2017 zal deze dag op 20 april vallen. Secretaressedag is van oorsprong een Amerikaans idee. De introductie van deze dag vond op 20 april 1989 in Nederland plaats door Secretaresse Magazine (deze heet nu Management Support Magazine), StarJob Secretaresse Uitzendbureau (deze bestaat thans niet meer), Bloemenbureau Holland, Schoevers en Fleurop. Intussen hebben diverse landen hun eigen Secretaressedag, die ze elk op hun eigen wijze en op een door hen vastgestelde dag vieren. Zo heeft Zuid-Afrika de eerste woensdag van september uitgekozen als Dag van de Secretaresse; dit jaar viel deze bijzonder dag op 7 september. In de Benelux valt Secretaressedag op de derde donderdag van april.

Oorsprong secretaressedag

De Amerikaanse Harry F. Klemfuss van Young en Rubicam is de motor achter het instellen van de National Professional Secretaries Week en de National Secretaris Day. Klemfuss erkende het belang en de waarde van de secretaresse binnen een bedrijf of onderneming. Zijn doel was om meer vrouwen aan te moedigen om secretaresse te worden. Met behulp van zijn kennis en ervaring op het gebied van public relations bevorderde Klemfuss de erkenning van de waarden en het belang van het werk van de secretaresse. De naam van deze speciale dag is overigens veranderd in de loop van de afgelopen decennia. Maar de behoefte aan erkenning blijft. De twee nieuwe termen die worden gebruikt zijn: Administratieve Professionals en Uitvoerende Administratieve Krachten. De twee namen geven de verschillende rollen en verantwoordelijkheden in verschillende bedrijven en organisaties aan. Beide zijn bredere termen, die meer functies dan de originele secretarisrol omvatten. De naamswijziging erkent overigens dat de rol van secretaresses sinds 1952 aanzienlijk is veranderd. In de tijd van Harry Klemfuss waren deze posities het domein van vrouwen, maar vandaag de dag vind je ook mannen in deze posities. Het woord ‘secretaresse’ zelf is grotendeels vervangen door titels als ‘personal assistant’, ‘directiesecretaresse’, of ‘management assistant ‘.

National Secretaries Week

Naast de Dag van de Secretaresse is er ook de eerste National Secretaries Week, waarvan de eerste versie in 1952 plaatsvond in samenwerking met het Amerikaanse ministerie van Handel en diverse fabrikanten van kantoorbenodigdheden en -apparatuur. De woensdag van die week werd bekend als Nationale Dag van de Secretaresse. Naarmate de organisatie internationale erkenning kreeg, raakten de activiteiten bekend als Professional Secretaries Week en de Professional Secretaries Day. In 2000 kondigde IAAP aan dat de namen van de week en de dag zouden worden veranderd in Administrative Professionals Week en Secretary Day, zulks om gelijke tred te houden met de veranderende functiebenamingen en de uitbreiding van de verantwoordelijkheden van de moderne administratieve medewerkers. Vandaag de dag is hun rol immers steeds belangrijker geworden. Wereldwijd zijn secretaresses belast met de dag-tot-dag operaties van de bedrijven waar zij werkzaam zijn. Deze functionarissen vertegenwoordigen vandaag de dag een legioen van zeer goed opgeleide en ervaren vrouwen en daar zijn inmiddels ook even deskundige mannen bijgekomen. Zij zijn in het bezit van meer dan alleen de stereotiepe interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden: secretaresses en secretarissen zijn samen met andere administratieve medewerkers verantwoordelijk voor diverse kantoortaken, variërend van het oplossen van problemen met de computer tot het opvangen van nieuwe medewerkers.

Secretaresse 2016: permanente dynamiek

De taken van een secretaresse, personal assistant of management assistant worden niet langer beperkt tot algemene taken, maar veranderen voortdurend. Soms zelfs drastisch. Afhankelijk van de aard van de organisatie waarvoor zij of hij werkt heeft deze functionaris tegenwoordig minimaal de volgende kennis en vaardigheden nodig naast de hele rits die hiervoor al werd genoemd:
– kennis van de juridische praktijk (juridisch secretaresse)
– kennis van de juridische procedures die specifiek zijn voor de organisatie
– openbare administratieve kennis (bij werken in de publieke sector)
– public relations management vaardigheden
– financiële kennis (bij werken in een accountantskantoor)
– Andere speciale deskundigheid die past bij de specifieke aard van de organisatie.

Het beroep van secretaresse, personal assistant en management assistant is kortom een blijvertje: een uiterst dynamisch beroep dat een scala aan vaardigheden en expertise vereist, evenals een hoge mate van flexibiliteit.

Add a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *