De juiste vergadering

Bedrijven hebben er regelmatig mee te maken; een vergadering. Deze zijn erg belangrijk om de gang van zaken te bespreken en werkzaamheden af te stemmen. Een vergadering houd je niet zo maar. Er zit een gedachte achter. Maar hoe begin je dan?

 

Voorafgaand


Voordat een vergadering kan plaats vinden moeten er een aantal zaken geregeld zijn. Zo moet iedereen die de vergadering bij hoort te wonen, te weten waar de vergadering gehouden wordt. De deelnemers van de vergadering moeten ook uitgenodigd worden. Wanneer dit niet gebeurt zullen deelnemers niet aanwezig zijn omdat ze er niks van af wisten. Zorg er voor dat alle deelnemers op tijd op de hoogte worden gesteld van de agenda punten met bijbehorende informatie. Zo kan het nodig zijn om je eerst in te lezen op bepaalde documenten omdat dit vereist is voor de vergadering.
Voordat de vergadering begint moet het tevens duidelijk zijn wie de notulen maakt en wie de vergadering voorzit. Iedere vergadering heeft een voorzitter nodig. De voorzitter is de persoon die de vergadering leidt. Hij of zij zal de agenda punten voorleggen en mensen het woord geven. Deze persoon heeft als het ware de regie over de vergadering. Wanneer er geen voorzitter benoemd is wordt het al gauw een chaos. Zorg dus dat dit goed geregeld is.

 

Vergaderregels


Bij iedere vergadering horen een aantal regels. Zo hoor je altijd op tijd aanwezig te zijn. Niets is zo vervelend dan een medewerker die altijd 5 minuten te laat binnenkomt. Je laat de voorzitter ingrijpen. Zonder voorzitter worden vergaderingen al gauw een zooitje. Laat de voorzitter dus ingrijpen waar nodig. Tijdens de vergadering laat je andere mensen uitpraten, kan niet ineens een zin af. Dit is niet netjes en niemand zal het waarderen. Hou je praatje altijd kort en bondig. Doorgaans duren vergaderingen niet heel lang en wordt alleen het hoognodige besproken. Houd je aan de agenda, deze is er niet voor niks. Luister ook goed naar wat anderen zeggen en houdt jezelf aan de gemaakte afspraken. Bij iedere vergadering moet er genotuleerd worden. Op deze manier kan er na de vergadering een mailtje worden gestuurd met alle belangrijkste punten. Hierin kunnen afspraken of belangrijke informatie in staan die absoluut niet vergeten mag worden.

Verschillende soorten vergaderingen


De meeste mensen denken: ‘’ah we gaan vergaderen, de agenda punten worden besproken en klaar’’. Dit is niet altijd het geval. Er zijn namelijk verschillende soorten vergaderingen.

 
Brainstormvergadering
Tijdens een brainstormvergadering staat het oplossen van problemen voorop. In deze sessie geeft iedereen aan wat hij of zij denkt en wordt het direct genotuleerd. Doordat hier diverse goede en slechte ideeën naar boven komen kan iedereen elkaar aanvullen. Het probleem wordt vanuit verschillende oogpunten bekeken waardoor je ook meerdere meningen hoort. Uiteindelijk zal hier een (samengevoegd) idee uit moeten komen.

 
Instructievergadering
De naam zegt het eigenlijk al. Medewerker worden geïnstrueerd. De bedoeling van taken wordt uitgelegd en deze worden verdeeld. Bij dit soort vergaderingen is de voorzitter erg belangrijk. De voorzitter moet degene zijn die de taken verdeeld.

 
Besluitvormende vergadering
Een besluitvormende vergadering vindt plaats wanneer doelen al vastgesteld zijn. Tijdens de vergadering wordt de voortgang van taken besproken. Door hier over te vergaderen kan er bij problemen sneller ingegrepen worden.

 
Informatieve vergadering
Tijdens een informatieve vergadering staat informatie natuurlijk centraal. Bij deze vergadering wordt informatie gedeeld en heeft iedereen de mogelijkheid om zijn zegje te doen. Indien gewenst kan een kleine presentatie worden gegeven om de informatie duidelijker over te brengen.

 

Vergaderlocatie


Waar vaak minder rekening mee wordt gehouden is de locatie van de vergadering. Wanneer een vergadering nodig is met mensen van verschillende mensen is de locatie extra belangrijk. Een vergadering waarbij mensen vanuit het heel land moeten komen ga je natuurlijk niet in Limburg houden. Voor een mooie vergaderlocatie midden in het land is Orpheus in Apeldoorn uitermate geschikt. Deze locatie beschikt over maar liefst 8 vergaderruimtes. Voor koffie en lunch kan ook gezorgd worden. Een broodtrommel kan dus achterwege gelaten worden.

Add a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *