De voordelen van vergaderen
Een vergadering is een bijeenkomst van twee of meer mensen om onderwerpen van gemeenschappelijk belang te bespreken. Vergaderingen vinden meestal persoonlijk plaats, maar met de opkomst van de technologie kunnen ze ook virtueel plaatsvinden.
De voordelen van een vergadering
Het is maandagochtend in een bedrijfsruimte in Alphen aan den Rijn en dat betekent maar één ding: vergaderen. Er zijn veel voordelen verbonden aan een persoonlijke ontmoeting in plaats van elektronische communicatie. Veel bedrijven beschikken over een vergaderruimte. Laten we enkele van de belangrijkste bekijken.
Gemakkelijker vertrouwen opbouwen
Wanneer je iemand in de ogen kunt kijken en de hand kunt schudden, is het veel gemakkelijker om vertrouwen op te bouwen dan wanneer je alleen elektronisch communiceert. Dit is vooral belangrijk in zakelijke relaties, maar ook in persoonlijke relaties.
Non-verbale signalen lezen
Als je elkaar persoonlijk ontmoet, kun je lichaamstaal en andere non-verbale signalen oppikken die je een beter idee geven van wat de ander werkelijk denkt of voelt. Dit is moeilijk wanneer je elektronisch communiceert.
De vergadering controleren
Wanneer jij degene bent die de vergadering organiseert, heb je meer controle over de agenda en hoe deze zal verlopen. Dit kan nuttig zijn om ervoor te zorgen dat iedereen op schema en gefocust blijft.
Relaties opbouwen
Persoonlijk vergaderen is een uitstekende gelegenheid om relaties op te bouwen met de mensen die je ontmoet. Dit kan de communicatie en het samenwerken aangenamer en productiever maken.
Lichaamstaal zien
Bij een persoonlijke ontmoeting kun je ook de lichaamstaal van de ander zien, wat je aanwijzingen kan geven over hoe ze zich voelen of wat ze misschien denken.
Onmiddellijke feedback
Als je elkaar persoonlijk ontmoet, kun je onmiddellijke feedback krijgen van de andere persoon via hun gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal. Dit kan nuttig zijn om te meten hoe je boodschap wordt ontvangen.
Zorgen onmiddellijk aanpakken
Als er zorgen of problemen zijn die moeten worden aangepakt, kan een persoonlijke ontmoeting helpen om ze sneller op te lossen.
Afleiding verminderen
Wanneer je persoonlijk vergadert, zijn er minder mogelijkheden voor afleiding, zoals e-mails, telefoontjes of andere elektronische berichten. Dit kan je helpen om je op de taak te concentreren.
Hoe woon je een vergadering bij?
Als je een vergadering bijwoont, zijn er een paar dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat het productief is.
Kom op tijd
Dit toont respect voor de andere aanwezigen en helpt om de vergadering op schema te houden.
Schakel afleidingen uit
Leg apparaten of materialen weg die je kunnen afleiden van de discussie.
Wees een actieve luisteraar
Let op wat er gezegd wordt en stel vragen als je verduidelijking nodig hebt.
De geschiedenis van vergaderingen
De eerste geregistreerde vergadering werd gehouden in 1792 in de Verenigde Staten van Amerika. De afgevaardigden van 12 verschillende staten kwamen bijeen om met elkaar. Het doel van de vergadering was het bespreken van manieren om de handel tussen de staten te verbeteren. Sindsdien zijn vergaderingen gebruikt als een manier om te discussiëren en beslissingen te nemen over allerlei onderwerpen.
Conclusie
Een vergadering is een belangrijk onderdeel van het bedrijfsleven.
