Een projectplan ontwikkelen voor de buitendienst was nog nooit zo makkelijk

Je zou graag willen dat het moeiteloos verliep. Het maken en uitvoeren van een projectplan voor de buitendienst. Maar planners hebben veel uitdagingen te overwinnen. Hoe kun je efficiënt en flexibel werken en toch alle orders en informatie op de juiste plek krijgen? Dat kan onder andere met een digitaal projectplan.

Planners

Planners zijn duizendpoten. Het zijn de mensen binnen het bedrijf die projectplanning verrichten op het gebied van personeel, orders, producties en logistiek. Daarbij gaat het om het maken van overzichten voor de week, de maand en zelfs de dag. Door middel van planningen worden projecten vormgegeven en uitgevoerd. Wanneer je bij een bedrijf werkt dat ook veel buitendienstmedewerkers heeft, zijn de taken van een planner nog complexer. Allerlei klussen moeten dan vanuit het kantoor, de binnendienst, ondergebracht worden bij buitendienstmedewerkers. Dit kunnen verschillende soorten opdrachten zijn, die op verschillende manieren moeten worden aangepakt. Ook zijn planners in sommige situaties verantwoordelijk voor de urenregistratie van alle betrokkenen en houden zij in het algemeen de voortgang van projecten in de gaten. Echt een job voor stressbestendige mensen die goed zijn in het houden van overzicht.

Overzicht houden

Het is een bekend gevoel, dat veel planners bekend voorkomt: het projectplan ligt er, maar het overzicht is even weg. Als planner van een project met buitendienst is het juist aan jou om de sleutelpositie te vervullen tussen het projectplan, de binnendienst en de buitendienst. Je wilt immers iedereen tevreden houden, maar ook dat ieders uren zo nuttig mogelijk besteed worden. Er zijn daarbij veel dingen om rekening mee te houden. Zo moet je weten welke medewerker wanneer beschikbaar is en waar de medewerkers zich op dat moment bevinden. Een goede verbinding en communicatie is daarbij dus essentieel. En planningen kunnen soms plotseling weer veranderen en dan moet de juiste informatie doorgezet worden naar de juiste persoon. Hoe voorkom je dat je alleen maar heen en weer aan het bellen bent? Tijd die je gemakkelijk aan iets anders zou kunnen besteden. Het lijkt soms wel onmogelijk, niet?

Digitaal planbord

Je zou soms wel willen dat er één plek is waar alles digitaal geregeld kan worden: de beschikbaarheid van je medewerkers, de urenregistratie en de verschillende stappen van het projectplan. Gelukkig kan dat ook. Via een digitaal planbord kunnen diensten worden gekoppeld aan medewerkers. Er wordt een overzicht gecreëerd tussen de agenda’s van de verschillende medewerkers. Zo kan een klus heel eenvoudig aan een medewerker worden gekoppeld, omdat in een oogopslag te zien is wie de klus kan oppakken. En het leuke is, deze planning is meteen gekoppeld aan de urenregistratie. Via het digitale planbord houd je ook gemakkelijk alle informatie up to date, die dan vervolgens op tijd bij de medewerker of klant aankomt. Zo hoeven planners het hoofd niet meer te breken over allerlei details. En houden ze meer tijd over voor de taken die echt belangrijk zijn. Ideaal toch?