Waarom digitaal notuleren?

Steeds meer bedrijven, verenigingen en stichtingen maken de overstap naar digitaal notuleren. Maar wat is de precieze oorsprong van deze trend? En waarom stappen steeds meer bedrijven over op speciale vergadertools?

Van papier naar Google Docs

Enkele jaren geleden was het nog vrij normaal dat er tijdens vergaderingen notulen werden gemaakt op papier. Dit zorgde voor notulen die soms niet goed leesbaar waren, moeilijk doorzoekbaar en bovendien snel konden kwijtraken. Met de opkomst van Google Docs is het vergaderproces van veel bedrijven hierheen verplaatst. In gemeenschappelijke online mappen kan iedereen alle notulen, actiepunten en beslissingen inzien. Hiermee zijn een hoop problemen opgelost, maar lang niet allen.

Het leed van Google Docs

In het begin lijken Google Docs mappen overzichtelijk, maar naarmate het aantal vergaderingen toeneemt, verzwakt de overzichtelijkheid. In soms wel honderden Docs is het zoeken naar een speld in een hooiberg. Bovendien is het steeds herpubliceren van de agenda een tijdrovende taak en kost het moeite om duidelijk onderscheid aan te brengen tussen de context en de echt belangrijke informatie.

Van Google Docs naar Vergadertool

Meerdere bedrijven zijn op deze problematiek ingehaakt en hebben vergadertools ontwikkeld. Deze tools zijn speciaal gemaakt voor het digitaliseren en centraliseren van het vergaderproces. Bekende voorbeelden van vergadertools zijn Ibabs, Petear en Notulen Software. Met deze tools breng jij het proces van digitaal notuleren naar het volgende level. 

Er is duidelijk een trend te zien in de markt van steeds meer bedrijven die overstappen naar een digitale vergadertool. Waar in het begin vooral gemeentes en andere overheidsinstanties gebruik maakte van Ibabs, zijn het nu de andere vergadertools die derest van de markt bedienen met han